Memahami Purchase Order adalah suatu dokumen untuk memesan suatu barang atau jasa, dilengkapi manfaat dan fungsinya untuk jual beli. Dalam transaksi jual-beli dikenal dengan istilah PO atau “Purchase Order”. Istilah tersebut bisanya dibuat oleh toko atau perusahaan lain kepada distributor ketika memesan produk atau jasa.
Apa Pengertian Purchase Order?
Yang diamksud Purchase Order adalah sebuah dokumen dalam bentuk terulis atau secara elektronik dari pemesan yang didalamnya terdapat jenis produk, kuantitas, harga, dan servis yang ditunjukan kepada distributor.
Dokumen Purchase Order atau PO ini dibuat oleh pemesan lalu dikirimkan kepada distributor ketika hendak memesan produk atau jasa, bisanya pada dokumen PO terdapat legalisasi dan cap pemesan yang menunjukan keasliannya.
PO tentunya berbeda dengan invoice, tapi PO bisa di samakan dengan surat pesanan. Bedanya PO dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan besar atau toko besar sekelas Modern Trade yang memesan produk dalam jumlah banyak dan biasanya terdapat pajak PPN. BACA: Pengertian PPN
Bagian-Bagian Purchase Order
Pada umumnya pada PO terdapat bagian sebagai berikut:
1. Nomer PO
Merupakan nomer induk dokumen PO, nomer ini hanya satu dalam setiap dokumen yang dibuat jadi tidak boleh ada kesamaan antara satu sama lain.
2. Tanggal Pembuatan
Merupakan tanggal dimana PO tersebut di buat, meliputi tanggal, bulan, dan tahun.
3. Alamat Pemesan
Berisikan alamat pemesan dan no telepon, bisanya berupa alamat dimana pesanan harus dikirim.
4. Nama Produk
Merupakan nama produk yang dipesan, dalam mengisinya harus lengkap meliputi nama produk, beratnya berapa, jenisnya apa, dll.
5. Kuantitas
Lalu ada kuantitas produk yang berisi jumlah produk yang dipesan seperti satu karton, satu lusin, dll.
6. Diskon dan Bonus
Umumnya dalam PO terdapat diskon dan bonus, hal ini diberikan oleh pihak distributor. Umumnya program diskon dan bonus akan di informasikan setiap bulan kepada pihak pemesan.
7. Harga Produk
Merupakan harga produk yang dipesan, misalnya harga total dalam satu karton, jadi buka total keseluruhan pesanan.
8. Sub Total
Merupakan total keseluruhan barang yang dipesan tanpa diskon dan pajak PPN.
9. Grand Total
Merupakan total keseluruhan produk yang dipesan dengan diskon dan pajak PPN.
10. Cara Pembayaran
Terdapat cara pembayaran yang akan digunakan, tapi pada umumnya selalu dengan cara transfer dan giro.
11. Waktu Diterima
Merupakan tanggal dimana pesanan sudah di terima oleh pihak pemesan.
12. Tandatanga Pengesahan
Berisikan tandatangan pembuat dokumen PO dan di lengkapi dengan cap untuk membuktikan keasliannya
Pada dasarnya PO tergantung dari kesepakatan atau kontrak antara pihak pemesan dan Distributor. PO juga memiliki masa berlaku umunya berlaku selama tujuh hari sejak dibuat.
Manfaat dan Fungsi Purchase Order
1. Kejelasan Pesanan
Dengan penerbitan Purchase order pembeli dapat memastikan produk yang dipesannya bahwa telah sesuai dengan kebutuhan. Biasanya meliputi produk yang stoknya habis, produk terbaru, dan produk yang sedang diskon besar-besaran.
2. Kejelasan Budgeting
Manfaat Purchase Order selanjutnya untuk membantu dalam hal budgeting perusahaan atau toko pemesan. Jadi pihak toko mendapatkan catatan resmi dan jelas seberapa besar biaya yang dikeluarkan untuk membeli produk.
3. Kejelasan Waktu Pengiriman dan Pesanan
Dengan PO pihak pemesan dapat terlindungi dari kerugian seperti keterlambatan pengiriaman, kesalahan diskon, dan kesalahan harga karena sebelumnya sudah melakukan kontrak atau perjanjian dengan pihak distributor.
4. Mempermudah Pemerosesan Pesanan
PO dapat membantu staff distribtor dalam memproses pesanan karena detailnya sangat jelas dan pengirimanpun menjadi lebih efektif .
5. Kejelasan Tempo Pembayaran
Biasanya tempo pembayaran PO selama 30 hari setelah faktur diterima, dengan begitu maka pihak pemesan harus melunasi pembayranya kepada pihak distributor saat jatuh tempo.
Bagaimana Jika Produk Yang Dipesan Tidak Sesuai PO?
Jika produk yang dipesan tidak sesuai Purchase Order, atau Diskon dan harganya tidak sesuai maka bisa mengajukan komplain, menolak atau retur saat pesanan tiba. Biasanya saat pesanan tiba akan di cek terlebih dahulu sesuai PO mulai dari fisik hingga totalnya, kadang Salinan PO juga selalu di sandingkan dengan faktur penjualan. BACA: Pengertian Faktur Dan Contohnya
Penutup
Dari penjelasan di atas maka pengertian purchase order adalah dokumen yang didalamnya terdapat rincian pesanan produk atau jasa dan servis yang ditujukan untuk distributor.
Manfaat PO salah satunya untuk memudahkan pihak pemesan dalam memastikan produk telah sesuai kebutuhan dan distributor dapat lebih mudah memprosesnya karena data pesanan menjadi lebih jelas.
Demikian penjelasan yang dapat kami berikan, semoga pembahasan ini bermanfaat dalam menambah wawasan kamu, jika ada kesalahan mohon maaf, cukup sekian dan terimakasih.
