Memahami pengertian supervisor sekaligus fungsi, tugas yang menjadi tanggung jawabnya pada perusahaan, keterampilan dan contoh gambaran tugasnya. Dalam suatu perusahaan tentunya terdapat jabatan-jabatan tertentu, seperti manajer kepala bagian, hingga karyawan biasa. Biasanya untuk mengarahkan sekaligus mengawasi karyawan dibutuhkan seorang supervisor, sehingga perusahaan proses pekerjaan semakin lancar bisa mencapai target yang ditentukan.
A. Apa Pengertian Supervisor ?
Istilah Supervisor sendiri berasal dari bahasa Inggris yaitu “Supervise” yang berarti “Mengawasi”. Maka dapat diartikan bahwa pengertian supervisor adalah suatu jabatan dalam perusahaan yang bertugas untuk mengawasi dan memberikan arahan yang benar kepada para bawahan. Seorang supervisor yang baik tentunya harus berkarakter, bersikap jujur, dan melakukan apa yang telah diucapkannya artinya setiap tindakan yang dilakukannya harus dilakukan dengan kejujuran seperti mengakui kesalahan, harus koperatif dalam melakukan kerjasama dengan bawahannya maupun dengan karyawan lain dalam lingkungan pekerjaan, Seklain itu harus mampu melakukan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan, serta bisa berkomunikasi dengan baik dengan siapapun.
Saya beri contoh dalam suatu perusahaan distributor kebutuhan pokok terdapat manajer, kepala gudang, kepala ekspedisi, supervisor, dan karyawan biasa (staff admin, sales, dll). Disini supervisor akan bertanggung jawab kepada manajer dalam hal mencapai target penjualan yang dilakukan sales. Seorang supervisor akan memberikan arahan bagaimana caranya supaya sales semakin giat untuk melakukan penjualan dan penagihan kepada para konsumen. Jika ada sales yang menjadi bawahannya bermasalah maka berhak untuk di tegur hingga di berikan peringatan, jika kesalahan bawahannya sangat merugikan perusahaan maka supervisor bisa saja mengajukan kepada manajer untuk memberhenitkan bawahannya tersebut.
B. Apa Saja Fungsi Supervisor ?
Berikut ini beberapa fungsi supervisor secara umum, antara lain:
- Fungsi mengawasi setiap kinerja bawahannya, sehingga tetap berada dijalurnya.
- Fungsi memberikan arahan kepada bawahannya dalam melakukan pekerjaan, terutama dalam mencapai target perusahaan.
- Membantu dan menghandel bawahannya jika ada masalah atau tidak masuk kerja.
- Menerima saran dari bawahan dan konsumen lalu memberitahukan kepada atasan.
- Dapat memotivasi bawahannya supaya bekerja lebih giat lagi.
- Memberikan pelatihan kepada karyawan baru menganai pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawabnya.
C. Tanggung jawab dan Tugas Supervisor
Setelah memahami pengertian supervisor dan fungsi utamanya, berikut kami berikan beberapa tugas supervisor yang menjadi tanggung jawabnya, antara lain:
- Memberitahukan peraturan SOP perusahaan kepada bawahannya dan memastikan untuk di patuhi.
- Mengatur tugas pekerjaan dan membentuk kelompok pada bawahannya.
- Memberikan breafing kepada karyawan.
- Memberikan pelatihan mengenai tugas pekerjaan kepada karyawan baru.
- Membuat jadwal kerja, supaya pekerjaan dapat terselesaikan sesuai rencana.
- Memberikan dorongan motivasi kepada karyawan.
- Merancang strategi supaya target perusahaan tercapai.
- Bertanggung jawab dan memberikan laporan hasil pekerjaan bawahannya kepada atasan.
- Menghendel tugas bawahan, jika ada bawahan yang berhalangan masuk kerja.
- Menegur bawahan yang bekerja ceroboh atau keluar dari SOP, dll.
D. Keterampilan Yang di Butuhkan
Beberapa Kemapuan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang supervisor, antara lain:
a. Research atau Observasi
Suervisor harus melakukan penelitian terhadap kondisi bawahannya dalam melakukan pekerjaan, sehingga mengetahui apa saja yang menjadi penghambat pada kinerja pada perusahaan tersebut. Atau bisa juga melakukan penelitian terhadap konsumen menganai kendala, situasi, dan produk yang dibutuhkan saat ini, dengan begitu keuntungan perusahaan dapat ditingkatkan. Baca Juga: Pengertian Riset Pasar Dan Tujuannya.
b. Bisa Menjalin kerja sama
Ciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan seperti kekeluargaan sehingga karyawan menjadi betah dalam bekerja dan terjalin kerjasama yang baik dengan begitu akan berakibat positif bagi perusahaan. Baca Juga: Pengertian Kerjasama dan Manfaatnya.
c. Melakukan penilaian
Melakukan evaluasi secara benar terhadap kinerja karyawan yang menjadi bawahannya, apa mengalami kemajuan atau kemunduran. Jika terjadi kemunduran akan lakukan analisis apa yang menjadi penyebabnya.
d. Melakukan perbaikan
Melakukan perbaikan mengani masalah yang timbul yaitu dengan cara mencari solusi sehingga diharapkan akan memperoleh hasil yang lebih baik sehingga prestasi karyawan menngkat kembali.
e. Memberikan bantuan atau bimbingan
Jika ada karyawan yang memndapatkan hambatan dalam melakukan pekerjaannya maka harus di bimbing dengan baik, jika perlu berikan contoh bagaimana cara menyelesaikan pekerjaan secara efektif.
E. Contoh Gambaran Tugas supervisor (Job Desc)
a. Supervisor Penjualan / Sales
Supervisor sales yaitu jabatan pada perusahaan yang berkaitan dengan mengawasi sales yang melakukan penjualan produk sehingga mencapai target yang ditentukan. Adapun beberapa gambaran mengenai Job Desc seperti:
- Mengarahkan tim sales melakukan penjualan dan meningkatkan penjualan produk sesuai target.
- Mengawasi aktivitas para sales, baik itu dalam melakukan orderan, penagihan, dan penarikan barang dari konsumen jangan sampai ada yang bertindak di luar peraturan perusahaan.
- Membantu sales yang mengalami masalah baik itu jika tidak masuk kerja, hingga membantu melakukan penagihan kepada konsumen.
- Memberiakan pelatihan kepada sales bagaimana caranya melayani konsumen, menulis orderan, hingga melakukan penagihan dengan baik dan benar.
- Membuat laporan penjualan sales mulai dari harian, bulanan, dan tahunan lalu laporan tersebut diberikan kepada manajer.
- Menginformasikan kepada sales dan administrasi mengani program diskon maupun bonus dari principal.
- Melakukan pengajuan insentif kepada atasan atau principal menganai target yang telah di capai sales.
- Bekerjasama dengan bagian lainnya seperti bagian administrasi, gudang, dan ekspedisi untuk menjaga lingkungan kerja tetap kondusif.
- Menginformasikan produk yang habis terjual atau kosong kepada manajer supaya diminta untuk melakukan pengiriman barang sehingga stok ada kembali.
- Melakukan evaluasi terhadap kinerja dan pencapaian penjualan setiap sales.
- Melakukan pengesahan Surat pesanan, Daftar Tagihan harian, dll.
Baca Juga: Pengertian Marketing dan Fungsinya beserta Konsepnya.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Pemasaran dan Fungsinya.
b. Supervisor Administrasi (SA)
Merupakan Supervisor yang bertugas mengarahkan, mengawasi, dan membimbing bagian administrasi pada perusahaan, contoh job desc pada perusahaan distributor seperti:
- Mengesahkan surat pesanan yang dibuat oleh sales.
- Menyetujui faktur yang memiliki masalah seperti limit credit atau masih memiliki piutang.
- Memeriksa kebenaran faktur atau administrasi lainnya yang dibuat oleh bawahannya.
- Mengsahkan dan mendistribusiakan dokumen kepada beberapa bagian di perusahaan.
- Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen hasil penjualan, kiriman barang, dan setoran penagihan yang dilakukan sales.
- Melakukan stock opname bersama bagian lainnya, misal melakukan stock opname bersama petugas gudang terhadap produk yang masih tersedia.
- Memeriksa daftar tagihan yang akan ditagiih oleh salesman.
- Memeriksa segala laporan keuangan seperti pencatatan giro, transfer, kas, dll.
- Memeriksa laporan keuangan harian, mingguan, dan bulanan sehingga tidak terjadi kesalahan saat tutp buku.
- Membatu pekerjaan staff yang menjadi bawahannya.
- Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya segala prosedur administrasi, dll.
F. Kisaran Gajih Supervisor
Mungkin kamu bertanya “Kisaran gaji supervisor berapa sih?”. Ada beberapa faktor yang mempengaruhinya seperti dipengaruhi UMK, beratnya tugas maupun tanggung jawab, dan lamanya bekerja di perusahaan tersebut. Misalnya di daerah Jawa Barat seperti Bandung, Purwakarta, Karawang, dan Bekasi setahu saya yang pernah bekerja di perusahaan distributor gaji supervisor kisaran antara 4,9 s/d 6 juta Rupiah, tapi kadang itu juga bisa lebih jika termasuk uang tunjangan jabatan hingga transportasi, mungkin bisa mencapai 7 juta rupiah. Untuk mecapai posisi ini dalam dunia kerja tidaklah mudah, seperti supervisor sales asalnya dari sales biasa karena mungkin kerjanya sudah lama, rajin, dan berprestasi maka dipromosikan naik jabatan.
Itulah pengertian supervisor beserta fungsi, tugas, tanggung jawab dan contoh job desc-nya. Semoga penjelasan ini dapat bermanfaat jika ditemukan beberapa kesalahan mohon maaf, cukup sekian dan terima kasih.
