Pengertian admin sales adalah istilah lain dari administrasi penjualan yang merupakan suatu posisi pekerjaan yang selalu ada diperusahaan yang bergerak di bidang penjualan atau distribusi dan keberadaan posisi ini sangatlah penting untuk kelancaran transaksi.
Apa Pengertian Admin Sales?
Admin sales adalah suatu posisi pekerjaan pada perusahaan distribusi atau perusahaan distributor yang bertugas memproses segala transaksi penjualan, atau admin sales yaitu suatu posisi di perusahaan yang bergerak di bidang distribusi yang memiliki tanggung jawab secara administratif terhadap aktivitas penjualan yang dilakukan oleh sales.
Posisi ini juga sering disebut juga sebagai Administrasi sales, Sales Admin, atau Sales Support. Biasanya admin sales bertugas memproses pesanan dari tim marketing hingga menjadi faktur penjualan. Perusahaan distribusi barang selalu berkaitan dengan aktivitas penjualan sehingga aktivitas tersebut harus dibantu oleh bagian lain seperti tim marketing dan admin untuk memenuhui target omsetnya.
Admin sales akan memproses pesanan pelanggan, dimana pelanggan tersebut memesan melalui tim marketing bisa itu sales TO (Taking Order), sales canvasser, dan sebagainya. Jadi di sini administrasi sales tidak melakukan penawaran barang kepada konsumen tapi hanya memprosesnya saja.
Perbedaan Sales Taking Order dan Canvasser
1. Sales TO (Taking Order)
Secara umum kerjanya mengunjungi konsumen yang sudah menjadi pelanggan tetap, lalu menulis orderan di Surat Pesanan, jadi tidak membawa produk langsung dan barang yang di pesan di antar melalui mobil ekspedisi perusahaan, Faktur tagihan memiliki masa jatuh tempo, jika sudah jatuh tempo maka dilakukan penagihan ke konsumen.
2. Sales canvasser
Lebih dikenal sales canvas pekerjannya membawa barang yang di jual bisa menggunakan mobil atau sepeda motor lalu menjualnya secara langsung ke konsumen, uang hasil penjualan biasanya di setor ke kasir atau bisa juga menghubungi konsumen terlebih dahulu melalui telepon hingga email. Baca Juga: Pengertian Kasir adalah Profesi Berkaitan dengan Transaksi
Gambaran Tugas Admin Sales
Karena penulis dulu pernah bekerja sebagai admin sales di perusahaan distributor kira-kira berikut ini gambaran tugasnya:
1. Memproses Surat Pesanan Dari Sales
Biasanya di perusahaan distributor terdapat berbagai sales seperti sales TO dan sales canvasser. Di sini sebagian besar admin memproses pesanan yang berasal dari sales TO. Sales TO akan mengunjungi konsumen yang sudah menjadi pelanggannya lalu menuliskan orderan di SP (Surat Pesanan).
Ketika surat pesanan sudah di legalisasi (tandatangan dan cap toko) lalu di berikan kepada admin sales, selanjutnya di proses menjadi faktur dan menerbitkan surat rekap barang yang di order untuk diserahkan ke bagian Gudang. Selanjutnya pihak gudang mensiapkan barang yang dipesan dan biasanya esok hari di antarkan lewat mobil ekspedisi perusahaan.
2. Membuat Laporan Daftar Pesanan Bermasalah
Kadang tidak semua pesanan bisa di proses, selalu ada saja konsumen yang memesan tapi masih ada tagihan atau faktur yang belum di lunasi. Laporan ini biasanya otomatis ada di sistem penjualan selanjutnya di beritahukan kepada bagian keuangan dan nantinya akan di infokan ke sales.
Kadang ada juga pesanan konsumen melebihi limit yang diberikan, Contohnya konsumen memiliki limit batas pesanan 5 juta tapi belanja 6 juta tentu pesannya tidak dapat di proses, maka untuk mengajukan limit biasanya melalui atasan.
3. Membuat dan Merubah Data Konsumen
Jika ada konsumen baru yang memesan barang, admin sales akan membuat data konsumen di sistem tentunya hal ini sesuai persetujuan atasan terlebih dahulu. Tapia da juga atasan yang membuat data konsumen hal ini tergantung kebijakan perusahaannya.
4. Menerbitkan Faktur dan Surat Rekap Barang
Surat pesanan yang sudah d input ke sistem akan di jadikan faktur dan rekap daftar barang yang dipesan, lalu pihak gudang akan menyiapkan barang dan dikirim melalui ekspedisi perusahaan. Baca Juga: Pengertian Faktur dan Contohnya
5. Merubah harga
Admin sales bisanya bertugas juga untuk melakukan perubahan terhadap harga produk , satuan produk yang dijual, dan diskon pembelian.
6. Revisi Faktur
Jika faktur sudah di buat tapi ditemukan ada kesalahan misal kode barang salah atau jumlah pesanan yang salah, selama barang belum terkirim biasanya masih bisa diperbaiki.
Kemampuan Yang dibutuhkan Untuk Menjadi Admin Sales
Pada bidang pekerjaan apapun umumnya selalu dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum benar-benar mengisi posisi pekerjaan, tapi secara garis besar kemampuan dasar yang harus dimiliki seperti:
1. Ketelitian
Salah satu kemampuan yang dibutuhkan menjadi admin sales adalah ketelitian, karena saat melakukan penginputan data pesanan seperti kode sales, kode pelanggan, kode produk, jumlah pesanan, hingga diskon tentu harus teliti supaya tidak terjadi kesalahan.
2. Bisa Menggunakan Komputer
Di jaman serba canggih dan cepat ini tentu setiap pekerja kantoran diharuskan bisa mengoprasikan komputer, begitupun menjadi admin penjualan untuk memproses pesanan tentu saat ini sudah menggunakan perangkat komputer dan pemeliharaan perangkat yang digunakannya.
3. Gesit atau Tidak Lelet
Meski tidak secara langsung berkaitan juga dengan pelayanan konsumen kegesitan di butuhkan dalam bidang pekerjaan ini, semakin cepat pesanan di proses maka semakin cepat barang terkirim sehingga kepuasan konsumen bertambah.
Akhir kata, demikian penjelasan yang dapat kami berikan, semoga penjelasan ini dapat bermanfaat teritama dalam menambah wawasan menegnai berbagai posisi peekrjaan. Jika ada kesalahan dalam pembahasan ini mohon maaf, sekian dan terimakasih.
