Pengertian administrasi perkantoran dan ruang lingkupnya – Yang dimaksud dengan Administrasi perkantoran adalah suatu proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari. Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai administrasi atau manajer kantor.
Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.
Jadi dapat diartikan juga manajemen perkantoran yaitu merupakan suatu rangkaian kegiatan atau aktivitas merencanakan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (controlling), dan menyelanggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.
A. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran.
Setalah memehami pengertian administrasi perkantoran, berikut ini ruang lingkup dari manajemen perkantoran diantaranya:
1. Kegiatan Kantor
a). Office planning atau perencanaan perkantoran
- Perencanaan gedung.
- Tata ruang kantor.
- Penerangan atau pencahayaan.
- Perlengkapan peralatan kantor.
- Jendela atau ventilasi udara dari ruangan kantor.
- Standarisasi pekerjaan kantor.
- Budgeting (anggaran) perkantoran.
- Standar kualitas kerja.
- Sistem informasi dan juga sistem telekomunikasi.
Baca Juga: Pengertian Administrasi Kepegawaian.
b). Office organizing atau pengorganisasian perkantoran
- Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
- Pembagian tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.
- Penyediaan perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
c). Office actuating atau pengarahan perkantoran
- Pemakaian teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan melakukan motivasi terhadap bawahan.
- Pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
- Penyatuan visi dan misi pegawai dengan organisasi atau perusahaan.
- Perancangan cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.
- Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai.
d). Office controlling atau pengawasan perkantoran
- Pemakaian peralatan dan perabotan kantor.
- Metode-metode maupun standarisasi pekerjaan kantor.
- Kualitas dari pekerjaan kantor.
- Pelayanan kantor.
- biaya perkantoran.
- Dan waktu.
Baca Juga: Pengertian Administrasi Secara Sempit dan Luas.
Baca Juga: Pengertian Pengawasan dan Fungsinya.
2. Sarana dan Juga Fasilitas Kerja Perkantoran
Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.
a). Gedung / Tempat
Adapun faktor dari gedung kantor yang perlu diperhatikan:
- Menjamin keamanan maupun kesehatan para pekerja.
- Mempunyai fasilitas yang cukup memadai.
- Harga dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.
b). Peralatan
- Perabotan kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain-lain.
- Perbekalan kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus dan lain-lai.
c). Interior
Yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.
d). Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan, dan kebutuhan kantor lainnya.
Akhir kata, Itulah pembahasan mengenai pengertian administrasi perkantoran, semoga pembahasan ini dapat di pahami dan bermanfaat dalam menambah wawasan.
